Ada beberapa item yang perlu dikonfigurasi sebelum aplikasi ini dipakai:
Konfigurasi path untuk menyimpan arsip fax, hanya admin yang bisa menghapus fax, fax masuk/keluar diarsip otomatis setelah n hari, dan beberapa setingan lainnya.
Melalui User Administrator, pengelolaan user dapat dilakukan dengan mudah. Setiap user diset akses, privilege, dan grupnya.
Pengirim fax rutin seperti supplier, customer, forwarder, kantor bea cukai, kantor pajak, kantor disnaker, kantor cabang, kantor pusat, bank, dan lain-lain sebaiknya di masukkan ke dalamPhonebook ini. Di Phonebook ini terdapat item untuk default user bagi pengirim tersebut, sehingga fax yang dikirim otomatis
masuk ke akun user tersebut. Untuk Indonesia, routing berdasarkan phonebook ini yang paling mungkin.
ActFax server bisa dipasang banyak modem sekaligus, artinya juga bisa menangani banyak line fax sekaligus. Setiap modem bisa diset default user untuk fax yang pengirimnya tidak terdaftar di phonebook. Bisa juga diset untuk menimpa setingan Phonebook, sehingga setiap fax yang dikirim routingnya akan mengabaikan setingan di phonebook.
Untuk aplikasi client-nya hanya perlu diset alamat fax server saja, biasanya bisa dideteksi otomatis.
Manfaat dari penggunaan aplikasi Actfax ini:
- Tidak perlu mesin fax. Yang dibutuhkan hanya modem. Melenyapkan mesin fax, apalagi mesin fax berkemampuan besar (memori, cetak) akan sebanding dengan biaya lisensi yang dikeluarkan untuk actfax ini. Belum lagi kalau menghitung biaya operasional mesin fax yang membutukan penggantian toner/cartrid tinta secara berkala.
- Efisiensi waktu dan tenaga. Pengiriman dan penerimaan fax bisa dilakukan oleh user dari PC masing-masing.
- Hemat kertas dan cardtridge/toner printer. Fax bisa dibaca langsung dari komputer user, hanya perlu di print jika memang perlu hardcopy-nya. Minimal iklan-iklan promosi lewat fax tidak usah diprint. Toner printer lebih umum dan massal daripada toner mesin fax.
- Terdokumentasi. Semua fax masuk dan keluar diarsip otomatis dan dikelompokkan per bulan. Tetap bisa dilihat dari program ActFax Client. Dengan begitu kecil kemungkinan ada fax hilang, apalagi sistem arsip dari actfax ini otomatis ada dua, arsip binary yang daapt dibaca dari actfax client, dan arsip sebagai gambar (.tiff) untuk dilihat dengan image viewer.
- Fax bisa diforward ke email, di ekspor ke format gambar ataupun pdf. Bisa juga di set otomatis untuk user tertentu copy dari fax langsung dikirimkan ke email user tersebut. Actfax bisa di set konfigurasi koneksi emailnya sehingga terintegrasi dengan server email perusahaan.
Walaupun begitu, tetap ada keluhan dari user, karena ada yang biasanya suka mendaftar kartu kredit atau keperluan pribadi lainnya dengan menggunakan fax kantor menjadi sungkan, karena datanya diarsipkan.
Sedikit tips untuk actfax ini:
- Lisensi activefax berdasarkan jumlah user yang terkoneksi ke activefax server. ActiveFax server akan me-reset perhitungan jumlah client yang terkoneksi setiap service server ini di restart.
- Kalau sudah ada server email, fax untuk suatu departemen dengan tingkat informasi yang sama bisa di set otomatis forward ke semua email yang perlu menerima. Dengan begitu lisensi user tidak perlu banyak, walaupun user membaca fax dari email yang di attachhalaman fax ke email, bukan dari ActiveFax client.
- Jika mempunyai lebih dari satu saluran/nomor fax, tiap nomor bisa di set sebagaioutgoing/incoming fax, outgoing saja, atau incoming saja. Kemudian setiap nomor fax juga bisa di set default user yang menerima, yang meng-override aturan routing yang sudah dibuat.
- Jika fax masuk dan keluar cukup tinggi sampai ribuan fax per bulan, sebaiknya siapkan kapasitas harddisk tempat instalasi actfax dan tempat penyimpanan arsipnya minimal 5 GB untuk fax saja.
Instalasi fax server bisa dipindah dengan mudah. Jika ada keperluan penggantian mesin server atau pindah ke harddisk dengan kapasitas yang lebih besar, semua seting dan arsip dari instalasi fax yang lama bisa dipindah utuh dengan mudah. Caranya:
- Matikan service actfax server.
- Salin folder instalasi actfax server secara lengkap ke tempat yang aman sebagai backup.
- Instal actfax server di lokasi server, drive, dan folder baru yang diinginkan.
- Matikan servis actfax server yang sudah dipasang di lokasi baru tersebut.
- Salin folder instalasi actfax server dari tempat backup dan timpa lokasi instalasi baru tersebut.
- Server fax siap dijalankan.
